Opbevaring af selskabsdokumenter
Hvad er selskabsdokumenter og hvordan skal de opbevares? Korrekt opbevaring af selskabsdokumenterer vigtigt, da både manglende og mangelfuld opbevaring kan straffes.
Den nye kontrolpakke pålægger selskabers direktion at opbevare selskabsdokumenter i mindst fem (5) år fra udgangen af det regnskabsår, som dokumenterne handler om.
På den måde ligner reglerne meget de regler, der allerede er for regnskabsdokumenter som bilag. Opbevaringspligten starter for dokumenter, som laves i regnskabsår og begynder den 1. januar 2021 eller senere.
Hvad er selskabsdokumenter?
Med kontrolpakken kommer også en ekstra definition til selskabslovens definitionsbestemmelse.
Her fremgår det, at selskabsdokumenter omfatter de dokumenter og bilag, selskaber er forpligtet til at lave i henhold til selskabsloven.
Det er en bred definition der blandt andet omfatter:
- Stiftelsesdokument
- Vedtægter
- Forretningsorden
- Generalforsamlingsprotokollater
- Dokumentation om ejerforhold
- Dokumentation for indbetaling af selskabskapital
Det gælder ikke blot de dokumenter, som selskaber selv laver men også dem de får lavet af eksterne parter såsom revisorer eller advokater. Det kunne eksempelvis være en vurderingsberetning. Bilag til disse dokumenter, som selskabet producerer frivilligt vil også være omfattet. Det kunne være oplysninger og dokumenter af økonomisk eller regnskabsmæssig karakter, der bruges som en del af af træffe beslutninger i selskabet.
Opbevaringspligten: Hvordan skal de opbevares?
Dokumenterne skal opbevares sådan, at de kan gøres tilgængelige for offentlige myndigheder uden vanskeligheder.
De kan opbevares elektronisk eller i papirform. Det betyder altså, at det vil være gyldigt at opbevare dem ved brug af Contractbook. Opbevares dokumenterne i papirform skal dette gøres i Danmark og under forsvarlige forhold.
Denne pligt gælder også efter selskabet er opløst. I dette tilfælde vil det være den senest registrerede direktion der har ansvaret for at disse dokumenter opbevares i henhold til pligten.
Straf og sanktion
Både manglende og mangelfuld opbevaring af selskabsdokumenter kan straffes med bøde og i de værste tilfælde tvangsopløsning af selskabet. Bøden vil pålægges selskabet men kan også pålægges ansvarlige personer i selskaber hvis de har handlet groft uagtsomt eller forsætligt.
Tvangsopløsningen vil kun forekomme i de værste tilfælde. Har selskabet muligheden for at rette op på bruddet med pligten kan selskabet få en frist inden de sendes til tvangsopløsning.
%201.svg)
