Cateringaftale (Catering agreement)

Nogle typiske punkter i en cateringaftale:

• Menu og antal kuverter: Hvad der præcist skal leveres af mad og drikke, menuens indhold, antal gæster/kuverter samt eventuelle specialkrav (allergener, vegetariske alternativer osv.).
• Tid og sted: Hvornår og hvor cateringydelsen skal finde sted – dato, klokkeslæt for levering, samt varighed hvis der også leveres bemanding.
• Pris og betalingsbetingelser: Totalpris og hvad den inkluderer. Fx mad pr. kuvert, drikkevarer (ad libitum eller pr. forbrug), transportomkostninger, leje af service osv. Også hvornår betaling skal ske (depositum forud, restbetaling efterfølgende).
• Afbestilling/annullering: Ofte en klausul om afbestillingsbetingelser. F.eks. at kunden kan afbestille indtil en vis dato mod et gebyr, og tættere på arrangementet mod større gebyr (fordi leverandøren måske har købt ind).
• Force majeure: Hvad sker der, hvis arrangementet aflyses pga. force majeure (f.eks. naturkatastrofer, myndighedsforbud)? Normalt fritages begge parter eller man finder en rimelig kompensation.
• Oprydning og ansvar: Hvis cateringen involverer servering på stedet, aftales det, hvem der står for oprydning, og om caterer fx hæfter for evt. skader på lokalet.

En skriftlig cateringaftale er vigtig for at undgå misforståelser på selve dagen. Det sikrer, at kunden får det, de forventer, og at leverandøren ved, præcis hvad der skal leveres – samt at begge parter er enige om økonomien. I tilfælde af utilfredshed (fx kvaliteten af maden eller mængden) kan aftalen bruges som reference for, hvad der var lovet.

‍