Kündigungsschreiben

Kündigungsschreiben-Vorlage

Die Trennung von einem Mitarbeiter ist für jeden Manager immer eine Herausforderung. Und das Versenden eines Kündigungsschreibens oder einer Kündigungsvereinbarung ist zweifellos eine schwierige Aufgabe, für die sich niemand in Ihrer Organisation einsetzen wird.

Aber ob es nun aufgrund von Kürzungen, schlechter Leistung oder Fehlverhalten ist, die Navigation durch den sensiblen Prozess erfordert ein Gleichgewicht zwischen Ehrlichkeit, Direktheit und Fairness.

Ein gut formuliertes Kündigungsschreiben ist entscheidend, um diese Ziele zu erreichen und Ihr Unternehmen vor rechtlichen Konsequenzen zu schützen.

In diesem Zusammenhang müssen wir darauf hinweisen, dass das Versenden einer formellen Mitteilung eine Ergänzung, aber keine Ersatzlösung für ein privates Treffen mit der betreffenden Person sein sollte. Wenn möglich, haben Sie immer jemanden aus Ihrem Personalbereich dabei, um eine gründliche und respektvolle Diskussion über die Kündigung sicherzustellen.

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Was ist ein Mitarbeiter-Kündigungsschreiben?

Ein Kündigungsschreiben ist eine formelle Benachrichtigung, mit der einem Mitarbeiter mitgeteilt wird, dass sein Arbeitsverhältnis endet.

Obwohl das Ausstellen eines Kündigungsschreibens möglicherweise nicht gesetzlich oder aus HR-Sicht für Ihr Unternehmen erforderlich ist, stellt die schriftliche Benachrichtigung sicher, dass Sie einen dauerhaften Nachweis der Entscheidung und deren Gründe haben.

Die oben aufgeführte kostenlose Muster-Vorlage für ein Mitarbeiter-Kündigungsschreiben kann Ihnen helfen, wenn Sie vor der schwierigen Aufgabe stehen, jemanden zu entlassen. Füllen Sie einfach die Datenfelder aus oder verwenden Sie sie als Leitfaden, um Ihren Brief zu strukturieren und Missverständnisse sowie mögliche rechtliche Streitigkeiten zu vermeiden.

Übrigens sind Kündigung und Entlassung nicht dasselbe. Beide bedeuten das Ende des Arbeitsverhältnisses, aber die Kündigung ist mit der Leistung eines Mitarbeiters verbunden, während eine Entlassung mehr mit einer Änderung der Geschäftsrichtung zu tun hat.

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Was in einem Kündigungsschreiben zu vereinbaren ist?

Das perfekte Kündigungsschreiben zu erstellen erfordert ein sensibles Gleichgewicht zwischen Kürze und Freundlichkeit.

Es ist wichtig, die Kommunikation kurz zu halten, aber entscheidende Elemente müssen enthalten sein.

Dies gibt dem ausscheidenden Mitarbeiter die notwendigen Details über seine Kündigung und schützt Ihr Unternehmen im Falle von möglichen Einsprüchen, je nach den Gründen für die Kündigung.

Ihre Kündigungsvereinbarungsschreiben sollten immer folgende Punkte enthalten:

• - Kündigungsdatum – Informieren Sie den Mitarbeiter darüber, dass sein Arbeitsverhältnis beendet wurde und ab wann dies wirksam ist.
• - Gründe für die Kündigung – Geben Sie die Gründe an, warum Sie sein Arbeitsverhältnis beendet haben. Wenn die Kündigung einem Disziplinarverfahren folgt, können Sie beispielsweise "Grobes Fehlverhalten" angeben und dann alle relevanten Besprechungsnotizen oder Protokolle zusammen mit dem Kündigungsschreiben anstatt alles im Detail zu erläutern. Stellen Sie sicher, dass Sie klar und präzise sind, damit der Mitarbeiter weiß, warum sein Arbeitsverhältnis beendet wurde.
• - Einzelheiten über ausstehendes Gehalt oder Leistungen – Wenn die Kündigung unerwartet ist, erhalten Mitarbeiter normalerweise kein volles Gehalt für eine Woche oder einen Monat, sodass Sie aufführen sollten, was sie schulden und wann sie es erhalten werden. Um Zweifel zu vermeiden, beschreiben Sie speziell Dinge wie Abfindungszahlungen, Zahlungen für nicht genommenen Urlaub und andere ausstehende Gehaltszahlungen. Wenn ihre Beschäftigung Leistungen wie Gesundheitsversorgung und Renten umfasste, informieren Sie sie, wann ihre Arbeitgeberdeckung endet und wie sie ihre Rente in Zukunft verwalten können.
• - Einzelheiten über Firmeneigentum, das sie zurückgeben müssen – Legen Sie fest, welches Firmeneigentum sie zurückgeben müssen, und setzen Sie eine Frist. Dies kann alles von einem Firmen-Smartphone und Laptop bis hin zu einem Auto oder einer Mietimmobilie umfassen. Legen Sie fest, welche Abzüge Sie von ihrem ausstehenden Gehalt vornehmen werden, wenn das Firmeneigentum nicht zurückgegeben wird.
• - Erinnerungen an unterzeichnete Vereinbarungen – Verweisen Sie auf den Arbeitsvertrag des Mitarbeiters und alle Non-Disclosure Agreements (NDAs) oder anderen Dokumente, die er zuvor unterschrieben hat, und erinnern Sie ihn an seine Verpflichtungen darin. Sie können diese Dokumente dem Schreiben beifügen, müssen jedoch nicht jede Klausel im Kündigungsschreiben auflisten.
• - HR-Kontaktdaten und der Einspruchsprozess – Stellen Sie sicher, dass der Mitarbeiter die Kontaktinformationen für Ihre Personalabteilung hat, falls er Fragen zu seiner Kündigung oder zu dem, was Sie im Schreiben aufgelistet haben, hat. Sie sollten auch den Einspruchsprozess für Kündigungen aus disziplinarischen oder leistungsbezogenen Gründen darlegen, falls der Mitarbeiter diesen Weg einschlagen möchte.

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Wann geben Sie ein Kündigungsschreiben aus?

Ein Unternehmen gibt in der Regel einem Mitarbeiter ein Kündigungsschreiben, wenn das Arbeitsverhältnis beendet ist.

Diese Schreiben werden in der Regel während Kündigungsgesprächen als formale Dokumentation der Trennung des Mitarbeiters vorgelegt. Diese Dokumentation umreißt die Entscheidung und dient als greifbare Aufzeichnung des Kündigungsprozesses, um Klarheit und Transparenz für beide beteiligten Parteien zu schaffen.

Wann Sie ein Kündigungsschreiben verwenden sollten:

• - Kündigung ohne Grund: Wenn Sie das Arbeitsverhältnis aufgrund von Faktoren beenden, die nicht mit der Leistung oder dem Verhalten des Mitarbeiters zusammenhängen, wie zum Beispiel wenn Sie jemanden entlassen oder Kündigungen aufgrund der Geschäftsleistung oder einer Umstrukturierung vornehmen müssen.
• - Kündigung aus einem Grund: Wenn Sie das Arbeitsverhältnis aufgrund von Gründen beenden, die direkt mit der Leistung oder dem Verhalten des Mitarbeiters zusammenhängen.
• - Ende eines befristeten Vertrags – Dies ist der Fall, wenn Sie beispielsweise mit einem freiberuflichen Auftragnehmer zusammengearbeitet haben und das Ende Ihrer Arbeitsbeziehung formalisieren möchten. Auch wenn das Ende des Vertrags erwartet wird, ist es immer ratsam, ein Kündigungsschreiben auszustellen, um Dinge wie die Rückgabe von Eigentum zu formalisieren oder einen Mitarbeiter an seine NDA-Verpflichtungen zu erinnern.
• - Wenn die Bedingungen für die Kündigung eher gegenseitig und einvernehmlich sind, erwägen Sie die Verwendung einer Trennungsvereinbarung.

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Warum ein Mitarbeiter-Kündigungsschreiben schreiben?

Wäre es nicht einfacher, jemanden während des Meetings darüber zu informieren, dass er von Ihrem Unternehmen entlassen wurde? Warum den Prozess des Schreibens eines Kündigungsschreibens durchlaufen?

Denken Sie einmal darüber nach… Das Verfassen eines Kündigungsschreibens ist ein durchdachter und strategischer Ansatz, insbesondere wenn es um einen Mitarbeiter geht, der die Erwartungen nicht erfüllt hat oder bei einem wichtigen Projekt versagt hat.

Statt auf den Impuls zu reagieren und im Ärger zu rufen, "Sie sind gefeuert!", potenziell in Hörweite von Kollegen, ist es vorteilhafter, einen ruhigeren und strukturierteren Weg einzuschlagen.

Eine sofortige mündliche Kündigung kann Sie zwar von einem problematischen Mitarbeiter befreien, könnte aber zu unbeabsichtigten Komplikationen führen. Selbst wenn das Gespräch in einen privaten Rahmen verlagert wird, kann eine mündliche Kündigung eine spontane Reaktion sein, anstatt eine überlegte Antwort.

Das Verfassen eines Kündigungsschreibens ermöglicht es Ihnen, Ihre Gedanken zu ordnen und klar darzulegen, warum die berufliche Beziehung nicht mehr tragfähig ist. Dieser Prozess könnte potenzielle Lösungen zur Behebung der Situation aufzeigen, ohne dass es zur Kündigung kommt.

Wenn die Kündigung jedoch unvermeidlich ist, kann es für die betroffene Person hilfreich sein, den Brief zu lesen und Fragen zu stellen, um die Spannungen abzubauen und einen respektvolleren Abschied zu ermöglichen.

Nicht nur ist dies der professionellere Ansatz, sondern das Verfassen eines Kündigungsschreibens wird auch:

• - Das Ansehen Ihres Unternehmens verbessern
• - Engagement für den ordnungsgemäßen Ablauf zeigen
• - Sicherstellen, dass Sie eine schriftliche Aufzeichnung von Ereignissen haben
• - Zeigen Sie Respekt und Mitgefühl gegenüber Mitarbeitern, selbst wenn Sie sie aus unangenehmen Gründen entlassen müssen.

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Hier ist ein weiterer Grund, Kündigungsschreiben-Vorlagen in das Arsenal Ihres Unternehmens aufzunehmen. Was würde passieren, wenn die Person, die der mündlichen Kündigung ausgesetzt ist, unter geschützte Kategorien wie einer Behinderung, einem bestimmten Alter oder einer Minderheit fällt? In diesem Fall ist ein schriftlicher Nachweis äußerst wichtig.

Diese Dokumentation, die vergangene Leistungsbeurteilungen und eine Mitarbeiter-Kündigungsvereinbarung umfasst, wird umso wichtiger, um die Kündigung zu verteidigen, selbst wenn sie begründet ist.

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Wie entlässt man einen Mitarbeiter höflich?

Nennen Sie eine Aufgabe, die schwieriger ist als die Entlassung eines Mitarbeiters. Auch wenn Sie es 'Kündigung' oder 'Freistellung' nennen, ist es immer noch einer der komplexesten Teile, ein Unternehmer oder Manager zu sein.

Ob es sich um eine Frage der Passgenauigkeit im Team oder um eine konstante Unterleistung handelt, die Nachricht von der Kündigung ist eine Verantwortung, die niemand gerne übernimmt.

Trotz der Schwierigkeiten bei der Trennung eines Mitarbeiters bieten die folgenden Tipps eine Anleitung, um sicherzustellen, dass der Prozess für alle beteiligten Parteien reibungslos verläuft. Diese Einsichten helfen dabei, die Komplexitäten der Mitarbeiterkündigung mit Respekt und Professionalität zu bewältigen.

• - Ermutigen Sie zu Verbesserungsmöglichkeiten: Fördern Sie das Wachstum der Mitarbeiter durch regelmäßige Gespräche und halbjährliche Bewertungen. Erwägen Sie einen Leistungsverbesserungsplan (PIP) vor der Kündigung, der eine Probezeit für Zielsetzung und Verhaltenskorrektur bietet.
• - Sichern Sie sich die Anwesenheit der Personalabteilung bei der Kündigung: Stellen Sie Fairness bei Kündigungsgesprächen sicher, indem Sie einen Vertreter der Personalabteilung im Raum haben. Die Zusammenarbeit mit HR gewährleistet Neutralität, folgt ordnungsgemäßen Verfahren und verhindert diskriminierungsbezogene rechtliche Probleme.
• - Führen Sie die Kündigung persönlich durch: Überbringen Sie die Kündigungsnachricht persönlich oder per Video. Auch in schwierigen Situationen bewahren Sie einen persönlichen Touch und seien Sie bereit, auf Fragen nach der Kündigung zu antworten.
• - Bewahren Sie Klarheit und Professionalität: Halten Sie das Kündigungsgespräch klar und präzise, vermeiden Sie Smalltalk. Übermitteln Sie die Endgültigkeit der Entscheidung mit Mitgefühl, Feedback und Respekt.
• - Behandeln Sie den Mitarbeiterabschied: Stellen Sie sicher, dass das Firmeneigentum vor dem Ausscheiden des Mitarbeiters zurückgegeben wird. Berücksichtigen Sie Sicherheitsmaßnahmen, deaktivieren Sie den Systemzugriff prompt und behandeln Sie Abschiede professionell.
• - Kommunizieren Sie die Kündigung dem Team: Planen Sie Kündigungen so, dass die Privatsphäre respektiert wird, und informieren Sie das Team anschließend. Geben Sie die erforderlichen Informationen weiter, ohne spezifische Details preiszugeben, um einen reibungslosen Übergang für das Team zu gewährleisten.
• - Planen Sie für die Zukunft: Lernen Sie aus Kündigungserfahrungen und planen Sie für die Zukunft. Bewerten Sie die Bedürfnisse der vakanten Position oder Anpassungen im Team.

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Wo und wie Sie ein Kündigungsschreiben verwenden

Wie bereits erwähnt, ist es immer am besten, nach einem aufgezeichneten Gespräch mit dem zu entlassenden Mitarbeiter eine Kündigungsvereinbarung auszustellen, damit er nicht einfach einen Brief aus heiterem Himmel erhält.

Bewahren Sie eine Kopie des Kündigungsschreibens als greifbaren Nachweis auf, der die Gründe für die Kündigung, die bereitgestellte Mitteilung und die Einhaltung der rechtlichen Anforderungen des Unternehmens dokumentiert.

Verwenden Sie die kostenlose Mitarbeiter-Kündigungsvereinbarungsvorlage von Contractbook, um sicherzustellen, dass Ihre Schreiben alle erforderlichen Details enthalten, eine konsistente Struktur und Formatierung aufweisen und menschliche Fehler eliminieren, um sicherzustellen, dass sie das tun, was Sie brauchen.