Duuo automatiserede deres ansættelsesproces med Contractbook for at undgå dataindtastning og spildt tid.

For meget dataindtastning

Duuo er en højvoksende soft facility management-virksomhed, der hjælper moderne virksomheder med at styre og fastholde deres medarbejdere ved at sikre, at arbejdet foregår i dejlige omgivelser. De tilbyder tjenester som rengøring, vedligeholdelse og et Office Hero-koncept, hvor virksomheder kan få kontorassistenter som en service.

I alt har Duuo 180 medarbejdere, og Office Hero-konceptet har været særlig succesfuldt, så de ofte skal ansætte nye unge talenter til stillingen. Da der er stor churn i rengørings- og kontorheltebranchen, er rekruttering en tids- og ressourcekrævende opgave for Duuo at styre. Der er meget papirarbejde involveret, herunder masser af kontraktstyring. Derfor begyndte Duuos marketingchef, Frederik Freiesleben, at se på at optimere processen.

Freiesleben er en rigtig marketingmedarbejder; han har en ægte væksthacking-tankegang og tænker altid i tragte. Da han var ansvarlig for planlægning og gennemførelse af ansættelseskampagner via deres onlinekanaler, begyndte han at undersøge hele ansættelsesprocessen. Hvordan kunne han optimere tragten?

Duuo havde brugt Contractbook til deres ansættelseskontrakter i et stykke tid, men processen var meget manuel, og der var meget kopiering/indsættelse. Heldigvis opdagede Freiesleben, at Contractbook kunne bruges til at automatisere store dele af arbejdsgangen.

“ Da vi kortlagde processerne, fandt vi ud af, hvad der var muligt. Vi indså, at vores økonomiafdeling brugte så meget tid manuelt på at indtaste de samme oplysninger i mange forskellige systemer.“ Freiesleben forklarer.

Tidligere ville nyansatte efterlade en håndskrevet note med personlige oplysninger såsom navn, adresse, ID-nummer og skatteoplysninger. Deres økonomiafdeling måtte derefter indtaste disse oplysninger i en database, kontrakt, løn og bogføringssystem.

“ Det er mindst fire forskellige systemer, sandsynligvis flere. Nogle gange kan de ikke læse, hvad der står på papiret. Vi har mere end 30 forskellige nationaliteter og måder at skrive på. Så er der det potentielle GDPR-ansvar ved at bruge en sådan papirseddel. Vi kiggede bare på det og tænkte, dette er et mareridt,“ han siger. “ I det væsentlige var det ikke optimalt. Vi spildte for meget tid på manuel dataindtastning, hvilket er kedeligt.“

Integreret og effektiv

Sammen kom Duuo og Contractbook frem til en langt mere effektiv arbejdsgang for deres ansættelsesproces.

Når nyansatte har været på et møde og accepteret jobbet, modtager de en tablet og et link til en ordreformular med en liste over spørgsmål. De indtaster selv alle deres personlige oplysninger. Når de indsender formularen, strømmer dataene direkte til Duuos Airtable-konto, mens der automatisk genereres en ansættelseskontrakt i Contractbook, som Duuo kan gennemgå og underskrive. Når begge parter har underskrevet det, overføres alle data automatisk til Duuos bogføringssystem e-conomic og deres lønsystem Løn.

Der er ikke mere dataindtastning og ikke mere kopiering/indsætning. Alt er integreret, så kontrakten kan udføres selv og data flyder frit mellem systemer. De eneste manuelle berøringspunkter er at gennemgå kontrakten for fejl og underskrive den med en digital signatur.

Duuo var så tilfredse med løsningen, at de også skabte en lignende arbejdsgang til deres salgsaftaler.

De integrerede Contractbook med HubSpot, så når en salgsrepræsentant flytter en aftale til det rigtige aftalefase i HubSpot, udløser det en salgsaftale fyldt med data fra HubSpot, der genereres i Contractbook. Igen har de besluttet at indsætte en valgfri gennemgangsfase, før de sender den endelige kontrakt til underskrift med den nye kunde. Når kontrakten er underskrevet, ændres transaktionsfasen automatisk til Contract Sendt, og når den er underskrevet, flyttes aftalen til Closed Won.

På den måde kan de følge hele processen i deres CRM-system og automatisk udløse alle de små manuelle handlinger.

„Det er ikke raketvidenskab,“ siger Freiesleben, „Men det fungerer bare.“

Klare resultater

Ifølge Freieslebens beregninger sparer Duuo ca. 85 timer på deres ansættelseskontrakter og 20 timer på deres salgskontrakter. Og det er et konservativt skøn.

„Jo mere vi vokser, jo mere tid sparer vi selvfølgelig,“ siger Freiesleben. At ansætte mere eller sælge mere involverer ikke mere arbejde med kontrakter, så systemet er skalerbart.

Tidligere generede de kun at lave kontrakter for de større aftaler. Nu underskriver de kontrakter for hver service, de leverer, uanset størrelse eller pris, fordi det er så nemt. Ifølge Freiesleben svarer det til omkring 100 kontrakter inden for få måneder, hvilket gør deres juridiske situation mere sikker og mere forudsigelig.

Udover de kvantitative fordele er der også en mere ideologisk grund bag deres brug af Contractbook.

„I mine øjne er det kedeligt og nervepirrende at arbejde med kontrakter, så det er en opgave, jeg gerne vil fjerne. Også i min verden burde folk gerne gå på arbejde. De skal gøre, hvad de er gode til og synes er interessant. Hvis du tager tid væk fra at skrive kontrakter, kan folk fokusere på deres faktiske arbejde. Ingen kan lide at skrive de samme data fire gange. Så ideologisk tror jeg, at vi bliver en bedre virksomhed ved at fjerne disse kedelige opgaver.“, siger Freiesleben.

„Så i sidste ende sparer vi tid, undgår dobbeltarbejde, og vi gør det nemt og enkelt for medarbejderne for også at minimere fejl,“ konkluderer han.

Tilpas din egen opsætning

Duuo har integreret deres kontraktstyringsworkflow med Airtable, Salary og HubSpot, men der er masser af andre værktøjer at integrere med, hvis din tech-stack ser anderledes ud - det være sig Salesforce, Slack eller HiBob, bare for at nævne et par eksempler.

Med Contractbooks Foundation-plan får moderne virksomheder adgang til en lang række standardintegrationer, der giver dem mulighed for at opbygge deres egne tilpassede kontraktautomatiseringsarbejdsgange til HR, salg og drift.