Få mere at vide om, hvordan Lenus er banebrydende for vækst gennem forenklet kontraktstyring for deres juridiske, personale- og salgsteam

Hjælper verden med at blive sundere

Lenus, en virksomhed med høj vækst, der leverer SaaS-løsninger til topkvalificerede sundheds- og fitness-trænere, erkendte en udfordring: langsomme kontraktlige processer forhindrede dem i at nå deres fulde potentiale. Fra rødderne i Danmark til forgreninger på tværs af syv lande steg antallet af kontrakter kraftigt, hvilket krævede en hurtigere og nemmere løsning, der ikke krævede ansættelse af yderligere teams.

Morgendagens juridiske afdeling

I deres indledende fase gennemgik Lenus en manuel kontraktrutine. En enkelt kontrakt tog 15 eller flere minutter hver gang. Matematikken blev oversat til næsten 390 timer på et år. At vente op til fire dage på, at kontrakterne skulle bevæge sig fremad, blev en tavs hæmmer for deres hurtige vækst.

“Vi har dette overordnede mål i den juridiske afdeling at opbygge morgendagens juridiske afdeling, og det er her, Contractbook er vores partner in crime.“ Jonathan Hjelholt Jensen, Juridisk Rådgiver

Det er her, et strejf af moderne kontraktstyring gjorde en forskel. Integreret med deres betroede systemer - Salesforce, Greenhouse og HiBob - kontrakttiden blev optimeret fra 15 minutter til kun 5. Det betyder en datadrevet afdeling, hvor alt skaleres, så flere kontrakter betyder ikke flere mennesker i det juridiske team.

“At udarbejde en kontrakt er mere eller mindre lige så let som at bestille et par sko på Zalando.“ Jonathan

Den fremtrædende transformation var i skalerbarhed. Lenus evne til at jonglere med en tidobling af kontrakterne uden at strække deres hold tyndt taler meget om deres tilpasningsevne. Desuden er Omlægningen for kontraktens færdiggørelse faldt til kun ti minutter, hvilket forbedrer deres smidighed på markedet.

Fuldautomatiserede løsninger til salg og medarbejdere

I tæt samarbejde har Contractbook og Lenus udviklet den perfekte løsning til Lenus' juridiske afdeling, der integreres med Salesforce og giver deres key account managers mulighed for automatisk at generere salgskontrakter baseret på opdaterede skabeloner.

Når et lead er klar til at underskrive en kontrakt med Lenus og når det rigtige handelsstadium i Salesforce, modtager nøglekontoadministratoren et simpelt spørgeskema, hvor de udfylder oplysninger om aftalen. Jonathan og hans juridiske afdeling har forudoprettet skabeloner til alle deres forskellige markeder baseret på datapunkterne i Salesforce ved hjælp af svarene i spørgeskemaet. Nu genereres en fejlfri endelig kontrakt med alle de rigtige datapunkter automatisk inden for få sekunder, uanset hvilken markedstype.

“Ved at fastsætte disse grænser for en standardkontrakt kan nøglekontoadministratorerne tilføje bestemmelserne og specifikke afsnit i kontrakten baseret på nogle ja og nej-spørgsmål og en forklarende tekst i spørgeskemaet,“ Forklarer Jonathan.

Når spørgeskemaet er indsendt, sendes den endelige kontrakt automatisk til træneren, så de kan underskrive den.

“Med de grænser, vi har sat op, vil jeg sige, at kontrakten bare går igennem til underskrivelse 95% af tiden.“ Siger Jonathan.

I stedet for at gennemgå hver enkelt kontrakt, skal Lenus' juridiske team nu kun komme ind 1 ud af hver 20 kontrakter. Dette er en fænomenal no-touch-hastighed.

Når aftalen er underskrevet, føjes nogle grundlæggende metadata om kontrakten, såsom tidsstempel, marked osv., til et datablad, mens deres økonomiteam modtager en opdatering med bankoplysninger, kontaktoplysninger og betalingsbetingelser.

For deres People Operations-team er Lenus' rekrutteringssoftware Greenhouse og deres HRIS HiBob integreret med Contractbook.

Når en ny medarbejder er tilføjet i Greenhouse, sendes data automatisk til HiBob og derefter til Contractbook, hvor en ny ansættelseskontrakt automatisk genereres baseret på landet og de ansættelsesspecifikke skabeloner, der er oprettet i Contractbook. I sidste ende skal nogen fra People's Ops-teamet gennemgå og underskrive det, før det sendes til den nye medarbejder.

Så snart kontrakten er underskrevet, overføres den automatisk til HiBob, og en mediepolitisk aftale udfyldes på forhånd og sendes til den nye rekrutt på deres første dag.

Klar, beregnet ROI

Lenus har beregnet et meget klart investeringsafkast fra deres automatiserede opsætning med Contractbook. Indtil videre har de gennemført omkring 10.000+ automatiserede kontrakter.

„Du har de ekstra fordele ved at have et bedre dataoverblik. Vi sparer tid på at finde kontrakterne, og det har jeg ikke tilføjet til dette nummer. Det er også mere intuitivt for nøglekontoadministratoren, så de sparer sandsynligvis også noget tid,“ forklarer Jonathan.

“Hvis det var en manuel proces, har vi sandsynligvis brug for en anden person. Men nu, når vi har automatiseret processen, betyder det ikke noget, om det er 1000 eller 10.000 kontrakter. Alt i alt har det været en kæmpe succes.“ siger Jonathan.

De har også meget renere kontraktdata, fordi de ikke behøver at bruge PDF-filer til deres kontrakter: „I alt, hvad vi gør i Lenus, ønsker vi, at data skal være vores konkurrencefordel. Juridisk set ville det være ved at levere indsigt, hvor jeg ser Contractbook som den største bidragyder,“ siger Jonathan.

“ Hvis vi kan se, at det altid er den samme sektion eller bestemmelse, der bliver udfordret, så kan vi sørge for, at det bliver afklaret, så modparten får en bedre oplevelse, og vi får færre spørgsmål. Hvis du ikke har disse data og ikke ved, om dette afsnit er blevet udfordret to gange eller 200 hundrede gange, så kan du ikke forbedre dig.“

Konklusion

For at opsummere det, fik Lenus' visionære tilgang til kontraktstyring, understøttet af moderne værktøjer, dem til at håndtere øgede mængder med nåde. Gennem strategiske valg og omfavnelse af enkelhed har Lenus kortlagt en kurs mod eksponentiel vækst.