„Med Contractbook har vi et organiseret, struktureret og sikkert lager for vores juridiske dokumenter. Hvad der er endnu bedre er, at Contractbook har automatiseret oprettelsen og styringen af vores compliance-dokumenter, hvilket sparer os for masser af besvær og manuelt arbejde,“ Nitin Gupta, chef for benchmarking.
Software unicorn Pave har reduceret deres tragtfrafaldsprocent med 10% takket være en problemfri arbejdsgang for overholdelseskontrakter.
Pave er en San Francisco-baseret softwarevirksomhed der sluttede sig til enhjørningsrækkerne i 2022, da de skaffede en serie C på $100M. Deres ultimative mission er at gøre kompensation mere retfærdig og gennemsigtig for arbejdsgivere, medarbejdere og investorer. Det gør de med et produkt, der gør det muligt for SMB'er at benchmarkere, planlægge og kommunikere kompensation til deres medarbejdere.
Som Nitin Gupta, Paves chef for benchmarking, fortalte os: „Når talent bliver globalt, gør kompensation det også.“ Derfor ekspanderer Pave globalt. De flyttede for nylig til Europa, som er strengere med hensyn til privatlivets fred. Pave konsoliderer meget følsomme kompensationsdata til deres kunder, så privatlivets fred var allerede meget i tankerne for dem.
Pave har deres overensstemmelsescertifikater i orden, men som Gupta sagde, „Klistermærker og frimærker får os ind i døren, men de lukker ikke aftalen for os.“ Kunderne ønsker compliance-rapporter, sikkerhedsdokumentation, seneste pentest osv. Pave udveksler gerne alle disse data. Alligevel kan de ikke gøre det uden at udveksle en NDA med gensidig validering af faktisk interesse.
I sidste ende hele denne proces viste sig at være tidskrævende og fuld af manuelle berøringspunkter.
Først vil en potentiel kunde bede dem om sikkerhedsdokumentation via e-mail. Pave ville derefter sende NDA over. Ofte vil nye kunder bede om at bruge deres egen NDA eller forsøge at redline den. Pave skulle derefter sende den nye version til deres advokatfirma til godkendelse. Når forhandlingen var afgjort efter lidt frem og tilbage, ville de underskrive NDA, og Pave ville derefter sende deres SOC2-rapport, GDPR-rapport og interne politikker vandmærket af Nitin Gupta. Efter udvekslingen satte Nitin en ticker i sin e-mail, der mindede ham om at følge op to uger senere.
Dette system fungerede ikke for Pave. De er afhængige af produktstyret vækst, så de måtte være mere effektive.
Som Nitin Gupta sagde: „Hvis vi solgte en aftale på $20.000, kunne vi måske have råd til en fuldtidskontraktperson til at udveksle NDA'er og sikkerhedspraksis, men vi er et SMB-produkt. Vi har ikke ressourcerne til at have en manuel proces til informationsudveksling.
Det var da de kom i kontakt med Contractbook.
Challenge Pave are consolidating highly sensitive compensation data for their customers, so privacy was highly top of mind for them. Their current process process turned out to be time-consuming and full of manual touchpoints.
Høj overholdelse, lav indsats
Contractbook var i stand til at træde til og give Pave en strømlinet arbejdsgang til styring af deres compliance-dokumenter.
For det første, Pave fik et enkelt, organiseret lager for alle deres NDA'er.
„Hvad der er endnu bedre er, at Contractbook har automatiseret oprettelsen og styringen af vores compliance-dokumenter, hvilket sparer os for masser af besvær og manuelt arbejde,“ Nitin Gupta fortalte os det.
NDA'erne oprettes og sendes automatisk baseret på nogle vigtige data, som kunden leverer gennem en kort formular. I de fleste tilfælde går udvekslingen glat, og NDA vender tilbage med en underskrift et par minutter senere. Hvis den nye kunde foreslår ændringer, kan Paves advokater nemt få adgang til og forhandle aftalen direkte i Contractbook uden at e-maile flere versioner frem og tilbage. Nitin Gupta kan spore processen hele vejen.
Når NDA'erne er underskrevet, sendes alle ovennævnte compliance-dokumenter automatisk til kunden via Contractbook, hvor Nitin allerede har en automatisk påmindelse indstillet. „Det vigtigste med Contractbook var at automatisere NDA-udvekslingen og udvekslingen af sikkerhedsdokumenter som en del af denne overholdelsesproces,“ fortalte Gupta os.
„Det første mål var at reducere den manuelle indsats, der kræves for at udføre compliance- og sikkerhedsgennemgang med vores kunder. Det andet mål var at gøre det friktionsfrit for vores kunder. Vi kører en produktstyret vækststrategi, så enhver friktion i onboarding- og integrationsoplevelsen betyder, at kunderne falder ud af tragten.“
Solution Contractbook has automated the creation and management of our compliance documents which saves Pave a ton of hassle and manual work.
„Det er mere problemfrit,“ sagde Nitin Gupta, da vi spurgte ham om værdien af Contractbook. „Tidligere havde vi ikke et system til styring af NDA'er, men hvis udveksling af NDA'er er en del af din kerneforretningsproces, har du brug for et system.“
Nu, han ved præcis, hvem der er ansvarlig, han kan spore processen, tildele korrekturlæsere, og han har et enkelt organiseret sted for alle sine dokumenter.
Med det store antal NDA'er, de handler, er Pave glade for at have en automatiseret løsning. Nitin Gupta fortalte os, at „i kraft af mængden af sikkerhedsdokumenter, vi får, ville vi sandsynligvis have en fuldtidssupportperson, der laver dokumentation.“
Derudover er det nye system professionelt og fungerer problemfrit for Paves kunder. Gupta vurderer, at ca. 10% færre kunder falder af i integrationsfasen takket være den nye integrationsoplevelse.
„Vi er glade kunder, og jeg kunne ikke forestille mig en verden, hvor vi ikke bruger Contractbook,“ siger han.
Results Thanks to the new Contractbook integration, Pave estimates that about 10% fewer customers drop off in the integration phase.
Virksomheder som Pave bruger normalt Contractbooks skræddersyede compliance workflow, der gør det muligt for juridiske teams at strømline og automatisere compliance-processer.
Du kan automatisere NDA-generering som Pave. Eller du kan endda implementere løsninger, der giver dine kunder mulighed for automatisk at generere databehandlingsaftaler og andre GDPR-dokumenter direkte fra dit websted.
Som juridisk team får du fuld kontrol over alle dine juridiske dokumenter og reducerer mængden af kedeligt papirarbejde, du skal håndtere.
Ready to give your compliance team a contract boost?
.webp)
