“ I bund og grund forsøger vi at automatisere alle de kedelige ting. Det har været en omkostningsbesparende øvelse.“ Michael Birch, chef for kundesucces.
120 timer
gemt pr. Måned
100%
fleksibilitet i arbejdsgangen
100%
datagennemsigtighed
Tricent er et compliance-teknologifirma, der giver sine brugere mulighed for at automatisere compliance-relaterede opgaver og forbedre deres filadgangsstyring. I de seneste år har den danske opskalering været helt fremme, og de har overbevist anerkendte kunder som Lunar, Quandoo og Better Collective om at bruge deres full-scale compliance løsning. Hver måned lukker de nye aftaler, øger antallet af medarbejdere og skalerer deres forretning.
„I bund og grund forsøger vi at automatisere alle de kedelige ting,“ siger Michael Birch. Hans officielle titel er Head of Customer Success i Tricent, men i virkeligheden har han taget ansvaret for hele kunderejsen med sin holistiske salgsops-tilgang.
Da han kom i kontakt med Contractbook for lidt tid tilbage, havde han identificeret flere problemer i Tricents kontraktstyringsopsætning. For det første brugte de flere værktøjer og løsninger i processen, hvilket var dyrt og gjorde det umuligt at skabe en samlet arbejdsgang. For det andet var deres proces simpelthen for manuel.
Når et lead nåede det rigtige trin i tragten, ville deres salgsrepræsentanter bruge MS Word til at oprette en kontrakt manuelt og derefter sende den som en PDF-fil via e-mail. Som en compliance-virksomhed vil denne proces også involvere afsendelse af DPA'er, MSA'er og anden overholdelsesdokumentation som yderligere vedhæftede e-mails. Alt skulle underskrives og indsamles via e-mail frem og tilbage - en tidskrævende og forvirrende proces.
Ofte gemte salgsrepræsentanterne de underskrevne kontrakter i deres indbakke, hvilket betød, at Tricent kunne miste adgangen til dokumenterne, når nogen forlod virksomheden.
„Jeg er meget procesdrevet, og jeg ville gøre mig undtagelig,„Birch fortæller os. Så da vi så, hvad han var i stand til at bygge med Contractbook,“Det var dybest set en no-brainer.„
I dag har Tricent en automatiseret arbejdsgang for alle salgs- og compliance-dokumenter.
Hver gang et lead når forhandlingsfasen i HubSpot, genereres en ordreformular automatisk og sendes til Birch for gennemgang. Han kigger hurtigt gennem dokumentet for at kontrollere, at alle detaljer er korrekte, hvilket de normalt er, fordi kontrakten er baseret på en fast, ikke-omsættelig skabelon. Han vil derefter underskrive det og sende det til den nye kunde.
Når det er modunderskrevet, modtager holdet en Slack-besked for at fejre den nye aftale sammen. Samtidig får kundesuccesteamet en notifikation i Zendesk med alle de oplysninger, de har brug for for at gennemføre overdragelsen.
“Det er meget, meget simpelt,“ Siger Birch.
Deres overholdelsesdokumenter er også automatiserede. De har oprettet en juridisk hub med alle deres overholdelsesdokumenter på deres hjemmeside. Gennem dette hub kan Tricents brugere generere deres databehandleraftaler i Contractbook ved at besvare et simpelt spørgeskema. Formularen er forbundet med Contractbook. Når en bruger har underskrevet en DPA, gemmes den automatisk på Tricents Contractbook-konto.
Generelt er alle Tricents dokumenter tilgængelige fra en central konto og organiseret med mapper og tags, hvilket gør dem nemme at finde for de mennesker, der har brug for dem.
Den mest afgørende fordel ved at bruge Contractbook, siger Birch, har været tidsoptimering.
“Salgsrepræsentanter bør ikke bruge tid på kontrakter. De er her for at lukke aftaler,“ siger han. Ifølge sine egne skøn sparer Tricent 20-30 timers arbejde om ugen udelukkende på salgskontrakter. De behøver ikke spilde tid på at udarbejde kontrakter, og forhandlingsfasen er meget mere problemfri, da der er mindre frem og tilbage e-mail. “Det er næsten en månedsløn. Ligesom én persons arbejde.“
Med DPA-spørgeskemaet sparer du endnu mere tid. “Før skulle vores salgsrepræsentanter sidde der og handle som om de var lovlige, eller de ville have brug for godkendelse fra administrerende direktør, som sandsynligvis ikke havde tid. Denne nye opsætning kunne have sparet os langt mere end 30 timer om ugen. 40 timer, 50 timer, måske. Det er uden tvivl, at den tid, vi har sparet ved at bruge Contractbook, har været utrolig,“ forklarer Birch.
Derudover har Birch reduceret antallet af værktøjer i sin tech-stak, hvilket sparer ham en masse penge hver måned. “Det har været en omkostningsbesparende øvelse.“ uddyber han. “Vi kan fjerne to værktøjer og bare bruge Contractbook.“
Den nye opsætning har også givet Michael Birch og Tricent et meget mere organiseret overblik over deres juridiske dokumenter.
„Det er 100% mere fleksibelt. 100% mere gennemsigtigt. Vi behøver ikke at gennemgå indbakker eller ændre adgangskoder for at få adgang til dokumenter. Med ro i sindet kan jeg sige, at jeg har alle dokumenter i Contractbook. Intet er hemmeligt for mig. Alt er åbent og ærligt. Det er fantastisk!“ Forklarer Birch.
At have et sådant overblik over deres salgsaftaler gør det lettere for Tricent at administrere deres pipeline og rapportere til bestyrelsen. Alle data om ordreformularer og lukkede kontrakter er der - let og tilgængeligt for Birch og hans kolleger.
Ved hjælp af Zendesk, Slack og HubSpot har Tricent en moderne teknisk stak, der nemt kan integreres med Contractbook, men du kan oprette lignende opsætninger med andre CRM-systemer, kommunikationsværktøjer og kundesupportsoftware. Virksomheder som Tricent vælger Foundation-planen for at få adgang til vores standardintegrationer og den formularbaserede funktion til oprettelse af kontrakter. Det inkluderer også op til 18 implementeringstimer fra Contractbook.
„Som Head of Customer Success ved jeg, hvordan jeg ønsker at blive behandlet som kunde. Det er en af grundene til, at jeg kan lide Contractbook. Du er personlig, åben og gennemsigtig,“ forklarer Birch. „Jeg må rose dig. Du er forberedt. Vi spilder ikke tid. Det er lige til sagen, og du er villig til at løbe den ekstra mil for dine kunder. Jeg får den hjælp, jeg har brug for, og du lytter til mig,“ konkluderer han.
.webp)
