„Contractbook ermöglicht es uns, als Team zu arbeiten. Wir können ganz einfach Vorlagen teilen, gemeinsam an Dokumenten arbeiten und die juristische Arbeit des gesamten Teams überblicken, sodass wir sicher sein können, dass alles reibungslos läuft. Es beruhigt mich zu wissen, dass wir alles in Contractbook haben“, so Hans August Carlander, Chief People Officer.
Dies ist die Geschichte, wie eines der erfolgreichsten Startups Dänemarks einen reibungslosen Workflow für seine Arbeitsverträge schuf und für absolute Sicherheit sorgte.
Soundboks ist eines der erfolgreichsten Startups, das in den letzten zehn Jahren aus Dänemark hervorgegangen ist. Das Unternehmen wurde 2014 als klassisches Garagen-Startup von einer Gruppe von Freunden gegründet, die gemeinsam Musikfestivals besuchten und die Probleme mit unzureichenden Lautsprechersystemen kannten. Als Lösung entwickelten sie einen mobilen Lautsprecher, der die Anforderungen an Lautstärke und Langlebigkeit für eine richtige Festivalparty erfüllte. Seitdem ging es steil bergauf. Soundboks war das jüngste Unternehmen, das am Accelerator-Programm von Y Combinator teilnahm, was es ihnen ermöglichte, ihr Geschäft weltweit mit Dänemark, Deutschland und den USA als Kernmärkten zu skalieren.
Anfangs wurden Verträge noch von Hand unterschrieben. Wie uns der Chief People Officer, Hans August Carlander, erzählte, schätzte er das klassische Modell. Er empfand den gemeinsamen Akt der Vertragsunterzeichnung als wertvoll und wollte dies persönlich beibehalten.
„Drei Jahre später hatten wir Probleme mit den Grundlagen“, sagte Carlander. Es fiel Soundboks schwer sicherzustellen, dass alle mit den richtigen Vorlagen und der aktuellsten Version arbeiteten. Zudem wurde die Ablage der Verträge schnell unübersichtlich, sodass es schwierig war, die Dokumente wiederzufinden.
Hans August Carlander erklärte, dass ihre Herausforderungen vor allem in der Skalierbarkeit und Sicherheit lagen.
Challenge It was hard for Soundboks to ensure everyone worked with the right templates and the latest updated version. Furthermore, the filing of the contracts quickly became a mess, so it was hard for them to find their contracts.
Ein reibungsloser Workflow
Mit Contractbook verfügt Soundboks nun über einen reibungslosen digitalen Workflow für seine Arbeitsverträge. So funktioniert es: Sobald ein neuer Mitarbeiter gefunden und die Gehaltsverhandlungen abgeschlossen sind, sendet das Talent-Acquisition-Team von Soundboks den Vertrag zur Compliance-Prüfung an Hans August Carlander. Er prüft den Vertrag und stellt sicher, dass alle Details zu Gehalt, Urlaub usw. korrekt sind.
Nach der Prüfung unterschreibt er das Dokument, das anschließend automatisch an den neuen Kandidaten gesendet wird – inklusive einer netten Willkommensnachricht, damit dieser den Vertrag unterzeichnen kann, wann und wo er möchte. Sollte der Kandidat Anmerkungen haben, kann er diese direkt in der Software hinzufügen. In 95 % der Fälle wird der Vertrag jedoch sofort unterschrieben, sodass der Onboarding-Prozess direkt beginnen kann.
Einfach und unkompliziert.
Solution With Contractbook, Soundboks now have a smooth digital workflow for their employment contracts.
Soundboks hat seinen Personalbestand in den letzten Jahren verdreifacht. Dank der Einrichtung von Contractbook lief dabei alles reibungslos. Wie Hans August Carlander betonte: „Seit wir 2018 mit Contractbook begonnen haben, ist die Abwicklung unserer Arbeitsverträge deutlich stabiler und skalierbarer geworden.“
Die meisten neuen Mitarbeiter sind junge Digital Natives, die eine digitale Erfahrung bevorzugen. „Es ist eine bessere Erfahrung, weil die Benutzeroberfläche fantastisch ist und der Signaturprozess nahtlos funktioniert. Es ist einfacher, transparenter und reibungsloser für neue Teammitglieder“, so Carlander.
Wenn man den Vertrag zu Hause vorliegen hat, hat man mehr Zeit, ihn in Ruhe zu prüfen, ohne sich durch die physische Anwesenheit der anderen Partei unter Druck gesetzt zu fühlen. Das macht es für neue Mitarbeiter angenehmer, Änderungsvorschläge einzubringen und ohne Druck zu unterschreiben.
Der wichtigste Mehrwert, den Soundboks durch die Nutzung von Contractbook gewonnen hat, ist jedoch der absolut zuverlässige Workflow in der Personalabteilung. Er sorgt dafür, dass Hanssich darauf verlassen kann, dass alles seine Ordnung hat.
„Contractbook ermöglicht es uns, als Team zu arbeiten. Wir können problemlos Vorlagen austauschen, gemeinsam an Dokumenten arbeiten und die gesamte juristische Arbeit des Teams überblicken, sodass wir sicher sein können, dass alles reibungslos läuft. Es gibt mir ein sicheres Gefühl zu wissen, dass wir alles in Contractbook haben“, sagte Hans August Carlander.
Results The most important value that Soundboks gained from using Contractbook is the foolproof workflow in their People's department.
Konzentrieren Sie sich auf Ihre Mitarbeiter
Personal- und HR-Teams wie das von Soundboks profitieren von den maßgeschneiderten HR-Workflows von Contractbook, die automatisierte Abläufe für Arbeitsverträge ermöglichen. So können Sie sich weniger auf den Papierkram und mehr auf Ihre Mitarbeiter konzentrieren.
Sie können die Vertragsmanagement-Software von Contractbook in Ihren bestehenden HR-Tech-Stack integrieren, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Erstellen Sie Arbeitsverträge automatisch auf Basis externer Daten und nutzen Sie automatisierte Erinnerungen, um stets den Überblick über Verlängerungen, Fristen und rechtliche Verpflichtungen zu behalten.
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