Det er ikke sådan lige til, når du ønsker at afskedige en medarbejder. Du må eksempelvis ikke fyre medarbejdere på baggrund af deres køn, alder eller etnicitet. Derudover kan det også være problematisk at afskedige medarbejdere, hvis ikke du først har givet dem en skriftlig advarsel. Barsel og sygdom er heller ikke valide grunde.
En skriftlig aftale for utilfredsstillende adfærd bruges altså skridtet før, man fyrer en medarbejdere. Dermed får medarbejderen chancen for at rette op på sin adfærd og/eller arbejdsindsats, så den stemmer overens med arbejdsgiverens forventning. Man skal typisk grunde advarslen i en konkret episode.
Hvornår bruger man en skriftlig advarsel?
I udgangspunktet bruger man skriftlige advarsler, hvis man er utilfreds med medarbejderens adfærd eller indsats.
Adfærd kan være, hvis medarbejderen ikke adlyder ordrer, overtræder interne retningslinjer angående eksempelvis rygepolitik eller misbrug af personalegoder. Det kan også være, hvis medarbejderen opfører sig upassende overfor sine både kolleger eller ledelsen. En medarbejder har normalt en loyalitetspligt, der forbyder vedkommende at udtale sig kritisk om sine overordnede. Hvis det er særlig slemt, kan man naturligvis godt fyre uden en skriftlig advarsel, men det er ikke noget, man skal spekulere i.
Indsats kan være, hvis en medarbejder ikke har de fornødne kompetencer eller ikke når de fornødne mål - eksempelvis salgsmål.
Hvordan formulerer man en skriftlig advarsel?
Der er som sådan ingen formkrav til en skriftlig aftale, men der er ting at tage højde for, hvis man vil være sikker på at undgå en tvist.
Først og fremmest skal det være tydelig for medarbejderen, hvad arbejdsgiveren ønsker og hvornår ændringen skal være indtruffet. Advarslen skal bunde i noget konkret og være sagligt begrundet. Samtidig skal der være en klar beskrivelse af konsekvenserne af ikke at følge advarslen. Typisk vil det være en opsigelse.
Ofte vil man levere den skriftlige advarsel i forbindelse med en samtale, som man kan forklare det ordenligt og samtidig modtage en kvittering for modtagelsen af den skriftlige advarsel.
I overensstemmelse med den gode kontrakt, skal man skrive klart og tydeligt. Man skal kunne identificere de to parter: medarbejder og arbejdsplads. Derudover skal der være en konkret beskrivelse af problemet og proceduren for dets løsning. Slutteligt skal der være en fysisk underskrift eller en digital underskrift.
