Her er, hvordan SFG sparede op til to timer pr. Ny ansat ved at strømline deres onboarding-proces og arbejdsgang i ansættelseskontrakter med Contractbook.
„Contractbook sparer os næsten to timers arbejde pr. Ny medarbejder,“ Kirstina Pedersen, HR-chef.
100%
digital arbejdsgang
1/20
tid brugt
0
ressourcespild
SFG er et moderne service- og rengøringsfirma med fokus på miljøvenlige løsninger med lav indvirkning på klimaet. Som en del af denne proces har SFG besluttet at være en papirfri virksomhed for at spare træer og spare plads.
Contractbook har været en inkrementel del af dette projekt. Men det er ikke den eneste grund til, at SFG bruger Contractbooks kontraktstyringssoftware.
Før SFG begyndte at bruge Contractbook, havde de en traditionel manuel kontraktstyringsproces. For eksempel, når de administrerede ansættelseskontrakter, afsluttede de rekrutteringsprocessen med den klassiske rutine Sent-Print-Sign-Scan-rutine. Når en rekrutt modtog den nye kontrakt, skulle de udskrive den, underskrive den i hånden, scanne den og sende den tilbage. SFG måtte gøre det samme, før den endelige PDF med begge signaturer ville blive uploadet til en harddisk.
Det var ikke kun spild af papir. Det var også spild af tid, da processen med at underskrive en simpel ansættelseskontrakt næppe kunne udføres på mindre end to timer.
Med Contractbook, SFG har en strømlinet og 100% digital arbejdsgang til styring af deres ansættelsesaftaler. Deres HR-manager kan oprette en ny kontrakt baseret på deres skabelon på få minutter og underskrive den på telefonen, hvorefter den nye rekrutter automatisk modtager deres kontrakt til underskrift. Når kontrakten er underskrevet digitalt af alle parter, gemmes den automatisk i et sikkert og organiseret skybaseret lager på Contractbooks platform.
Med denne opsætning kan Kirstina Pedersen, HR-chef i SFG, spore kontrakterne gennem hele processen. Hun har et godt overblik over alle sine juridiske dokumenter, som gør det muligt for hende at navigere i sine kontrakter og finde det, hun har brug for på ingen tid.
Med deres nuværende opsætning i Contractbook brugte SFG maksimalt 10 minutter pr. medarbejderkontrakt. Det tager ikke tid at oprette, sende og underskrive kontrakten.
„Contractbook sparer os næsten to timers arbejde pr. Ny medarbejder,“ udtaler Kirstina Pedersen. Det betyder hun bruger omkring 5,5% af den tid, hun plejede at bruge på HR-kontrakter. “Vi sparer også tid ved at have overblik over vores skabeloner, udkast og alle vores underskrevne kontrakter,“ uddyber hun. Al denne tid kan hun nu bruge på at fokusere på sit team og de mere strategiske aspekter af hendes rolle.
Tidsbesparelse er ikke den eneste fordel, SFG får ved at bruge Contractbook. De har også et meget bedre overblik over alle deres juridiske dokumenter. Og det er lykkedes dem at blive en papirfri virksomhed og dermed forbedre deres miljøpåvirkning.
Contractbook er skræddersyet til HR- og People-teams med et stort antal ansættelseskontrakter. Du kan oprette nye aftaler ved hjælp af en skabelon, underskrive dem digitalt, uanset hvor du er, og organisere dem i et organiseret lager. Brug automatiske påmindelser til at sikre, at du altid har styr på vigtige deadlines for fornyelser, genforhandlinger eller opsigelsesdatoer. Og integrer Contractbook med dit foretrukne HR-værktøj, så dataene flyder frit mellem alle dine applikationer.
Du kan endda gøre som Burd Delivery og automatisere hele onboarding-processen ved at give dine nye rekrutter mulighed for automatisk at generere deres ansættelseskontrakter gennem nemme spørgeskemaer. Læs mere om deres use case her.
.webp)
