„Vi går glip af 0 procent af vores tilbud, sparer 80 procent af vores tid, og vores kontrakter er 100% korrekte,“ Christian Toft Bach, CMO.
Ved hjælp af Contractbook har MuteBox reduceret en proces, der plejede at tage dem 15 minutter til 2-3 minutter. Dette er historien om, hvordan de gjorde det.
MuteBox er en virksomhed, der bygger lydisolerede mødelokaler og veldesignede telefonbokse ved kun at bruge bæredygtige materialer. Virksomheder kan enten leje eller købe dem til deres kontorfaciliteter for at skabe rolige arbejdsrum, hvor folk kan fokusere og oprette forbindelse.
MuteBox deltog i den danske version af Shark Tank for et par år siden; siden da har de ikke kigget tilbage. Forretningen blomstrede.
Generelt betyder det glade dage, tilfredse investorer og euforiske grundlæggere. Imidlertid, med den slags succes, de så, oplevede de også skalerbarhedsudfordringer.
Før MuteBox begyndte at bruge Contractbook, de måtte manuelt oprette, sende og underskrive deres salgs- og lejeaftaler hver gang de modtog en forespørgsel i deres webshop. Kunderne skulle derefter udskrive kontrakten, underskrive den på papir og returnere den via e-mail, hvilket forårsagede friktion og forsinkede salgscyklussen. Det gjorde dem også sårbare over for menneskelige fejl og generel glemsomhed.
Som Christian Toft Bach, deres CMO, fortalte os: „Frem og tilbage e-mails holdt os tilbage.“
Heldigvis var Contractbook der for at gøre processen glat og skalerbar.
MuteBox' nye løsning var enkel. Hver gang en ordre går gennem deres Shopify-konto, genereres en lejeaftale i Contractbook. Kontrakten er baseret på den samme skabelon hver gang, så MuteBox har konsistens på tværs af deres kontrakter. Samtidig udfyldes skabelonen af de data, som kunden har indsat, så MuteBox har en kontrakt klar til underskrift i løbet af få sekunder.
I mellemtiden modtog MuteBox en meddelelse, og et Trello-kort genereres med en opgave, der kræver, at MuteBox gennemgår kontrakten og sender den til underskrift. Gennemgangen tager normalt et par sekunder. Dette trin er hovedsageligt at kontrollere, om kundedataene synes korrekte.
Når aftalen er gennemgået, underskriver MuteBox den med Contractbooks e-signatur og sender den til klienten. Det tager normalt kun et par minutter, før de har en færdig aftale.
Som Christan Bach Toft fortalte os, tager en proces, der plejede at tage omkring 15 minutter, nu kun 2-3 minutter.
Sparet tid, færre fejl
Fordelene ved denne optimerede proces er mange. Som CMO Christan Bach Toft fortalte os: „Vi går glip af 0% af vores tilbud, sparer 80% af vores tid, og vores kontrakter er 100% korrekte.“
„Kontrakter var ikke vores kop te,“ sagde Christan Bach Toft. Heldigvis fritager deres ContractBook-setup dem for alt det manuelle travle arbejde, der følger med traditionel kontraktstyring. De behøver ikke at udarbejde kontrakter; de behøver ikke udføre manuel dataindtastning, tilbage-og-forth-mails, udskrivning, scanning og alle de andre kedelige opgaver, de plejede at udføre.
„Dokumentautomatisering giver mig mulighed for at glemme papirarbejde og fokusere på at vokse,“ Christan Bach Toft fortalte os.
Sparet tid er ikke den eneste fordel, de har opnået. Ved at bruge Contractbook til automatisk at generere kontrakter baseret på en fast skabelon og de data, kunderne leverer, MuteBox har nu en 100% idiotsikker proces. Der er ingen risiko for menneskelige fejl i hans juridiske arbejde, kontrakterne er konsistente, og forpligtelser er næsten ikke-eksisterende.
Sidst men nu mindst har de et fejlfrit flow. De ved altid, hvad der er næste, og ingen aftale glider gennem revnerne. Processen kører problemfrit med ringe eller ingen menneskelig interaktion, og de modtager påmindelser og meddelelser om alle deres opgaver og forpligtelser.
En plan til ethvert behov
Contractbook tilbyder mange forskellige måder at skræddersy kontraktstyringsprocesser og opbygge automatiserede arbejdsgange.
MuteBox-opsætningen er baseret på vores fundamentplan, der giver dig mulighed for at oprette, underskrive og organisere alle dine kontrakter i et enkelt strømlinet flow. Den gennemsnitlige besparelse på arbejdskraft til brug af en sådan kontraktstyringssoftware er omkring 8000 dollars om året.
Derudover kan du tilpasse specifikke arbejdsgange afhængigt af om du ønsker at automatisere din salgsproces som MuteBox, eller ønsker at bruge den til ansættelseskontrakter, compliance-dokumenter osv.
.webp)
