Carta de terminación

Plantilla de carta de terminación

Separarse de un empleado siempre es un desafío para cualquier gerente. Y servir una carta de terminación o acuerdo de terminación es, sin duda, una tarea difícil que nadie en su organización le discutirá.

Pero ya sea debido a recortes, bajo rendimiento, o mala conducta, navegar por el delicado proceso requiere un equilibrio de honestidad, franqueza y equidad.

Una carta de terminación bien redactada es fundamental para alcanzar estos objetivos y proteger a su organización de las ramificaciones legales.

Con eso dicho, debemos recordarle que servir una comunicación formal debe complementar, no reemplazar, una reunión privada con la persona en cuestión. Cuando sea posible, siempre tenga a alguien de su equipo de recursos humanos presente para garantizar una discusión exhaustiva y respetuosa sobre la terminación.

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¿Qué es una carta de terminación de empleado?

Una carta de terminación es un aviso formal que informa a un empleado que su empleo está terminando.

Si bien emitir una carta de terminación puede no ser requerido para su negocio desde una perspectiva legislativa o de recursos humanos, asegurarse de haber notificado a los empleados por escrito garantiza que tenga un registro permanente de la decisión y por qué.

La plantilla gratuita de carta de terminación de empleado arriba puede ayudar cuando enfrenta la difícil tarea de dejar ir a alguien. Simplemente complete los campos de datos o úselo como guía para estructurar su carta y evitar malentendidos y posibles disputas legales.

Por cierto, la terminación y los despidos no son lo mismo. Ambos significan el fin del empleo, pero la terminación está conectada al desempeño de un empleado, mientras que un despido tiene más que ver con un cambio en la dirección del negocio.

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¿Qué incluir en una carta de acuerdo de terminación?

Crear la carta de terminación perfecta requiere un delicado equilibrio: ser conciso y amable.

Si bien mantener la comunicación breve es esencial, deben incluirse elementos cruciales.

Esto proporciona al empleado que se va los detalles necesarios sobre su terminación y protege a su negocio en caso de posibles apelaciones, dependiendo de los motivos de la terminación.

Sus cartas de acuerdo de terminación siempre deben incluir lo siguiente:

• Fecha de terminación: informe al empleado que su empleo ha sido terminado y la fecha en que esto es efectivo.
• Motivos de la terminación: detalle los motivos por los que ha terminado su empleo. Si la terminación ha seguido un proceso disciplinario, puede decir "mala conducta grave", por ejemplo, y luego incluir cualquier nota o minuto relevante de la reunión con la carta de terminación en lugar de detallarlo todo en ella. Asegúrese de ser claro y conciso para que el empleado sepa por qué se ha terminado su empleo.
• Detalles de cualquier salario o beneficio adeudado: cuando la terminación es inesperada, los empleados generalmente no recibirán un salario completo de una semana o un mes, por lo que debe detallar lo que se les debe y cuándo lo aceptarán. Para evitar dudas, describa específicamente cosas como el pago de indemnización, el pago por licencia no utilizada, y otros salarios adeudados. Si su empleo incluía beneficios como atención médica y pensiones, notifíqueles cuándo terminará su cobertura del empleador y cómo pueden administrar su jubilación en el futuro.
• Detalles de los bienes de la empresa que deben devolver: describa qué bienes de la empresa deben devolver e incluya un plazo. Esto puede incluir desde un teléfono inteligente y una computadora portátil de la empresa hasta un automóvil o propiedad en alquiler. Detalle cualquier deducción que realizará de su salario adeudado si no se devuelven los bienes de la empresa.
• Recordatorios de acuerdos firmados: haga referencia al contrato del empleado y a cualquier acuerdo de no divulgación (NDAs) u otros documentos que hayan firmado anteriormente y recuérdeles sus obligaciones dentro de estos. Puede incluir estos documentos con la carta, pero no es necesario enumerar cada cláusula dentro de la carta de terminación.
• Información de contacto de recursos humanos y el proceso de apelación: asegúrese de que el empleado tenga los detalles de contacto de su departamento de recursos humanos si tiene alguna pregunta sobre su terminación o lo que ha enumerado en la carta. También debe detallar el proceso de apelación para despidos por razones disciplinarias o de rendimiento, si el empleado desea seguir dicho camino.

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¿Cuándo emitir una carta de terminación?

Una empresa emite típicamente una carta de terminación al empleado cuando el empleo ha terminado.

Estas cartas se presentan comúnmente durante reuniones de terminación como documentación formal de la indemnización del empleado. Esta documentación describe la decisión y sirve como registro tangible del proceso de terminación, proporcionando claridad y transparencia a ambas partes involucradas.

Cuándo debe usar una carta de terminación:

• La terminación sin causa es cuando termina el empleo de alguien debido a factores no relacionados con su desempeño o conducta, como si despide a alguien o necesita hacer despidos debido al rendimiento empresarial o la reestructuración.
• La terminación con causa es cuando termina el empleo de alguien por motivos directamente relacionados con su desempeño o conducta.
• Fin de un contrato a plazo fijo — Esto es cuando ha estado trabajando con un contratista independiente, por ejemplo, y desea formalizar el fin de su relación laboral. Aunque se espera el fin del contrato, todavía es una buena práctica emitir una carta de terminación para formalizar cosas como la devolución de cualquier propiedad o recordar a un empleado sus obligaciones de NDA.

Si los términos del despido son más mutuos y amigables, considere usar un Acuerdo de Separación en su lugar.

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¿Por qué escribir una carta de terminación de empleado?

¿No sería más fácil informar a alguien durante la reunión que han sido despedidos de su empresa? ¿Por qué pasar por el proceso de escribir una carta de acuerdo de terminación?

Piénselo de esta manera… escribir una carta de terminación es un enfoque reflexivo y estratégico, especialmente cuando se trata de un empleado que no ha cumplido con las expectativas o ha fallado en un proyecto crucial.

En lugar de recurrir al impulso de gritar "¡Estás despedido!" en el calor de la frustración, potencialmente al alcance de los colegas, tomar un enfoque más compuesto y estructurado resulta beneficioso.

La terminación verbal inmediata podría deshacerse de un empleado problemático pero podría llevar a complicaciones no deseadas. Incluso si la conversación se traslada a un entorno privado, terminar verbalmente puede ser una reacción impulsiva en lugar de una respuesta medida.

Elaborar una carta de terminación le permite organizar sus pensamientos y articular claramente por qué la relación profesional ya no es viable. Este proceso podría descubrir soluciones potenciales para rectificar la situación sin recurrir a la terminación.

Sin embargo, si la terminación es inevitable, hacer que la persona lea la carta y brindar una oportunidad para preguntas puede ayudar a mitigar la tensión y fomentar una salida más respetuosa.

No solo es el enfoque más profesional, sino que escribir una carta de terminación también:

• Mejora la reputación de su empresa
• Muestra compromiso con el debido proceso
• Garantiza que tenga un registro escrito de los eventos
• Asegura que muestre respeto y compasión a los empleados, incluso si ha tenido que despedirlos por razones desagradables.

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Aquí hay otra razón para incluir plantillas de cartas de terminación en el arsenal de su organización. ¿Qué pasaría si la persona sometida a una terminación verbal pertenece a categorías protegidas como tener una discapacidad, tener más de cierta edad o pertenecer a una minoría? En ese caso, un registro escrito resulta extremadamente importante.

Esta documentación, que abarca revisiones de desempeño pasadas y un acuerdo de terminación de empleado, se vuelve más crucial para defender la terminación, incluso si está bien fundamentada.

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¿Cómo despides educadamente a un empleado?

Nombre una tarea más desafiante que tener que despedir a alguien. Incluso si lo llamas 'terminación' o 'dejar ir', sigue siendo una de las partes más complejas de ser propietario o gerente de un negocio.

Ya sea una cuestión de falta de ajuste dentro del equipo o un bajo rendimiento consistente, dar la noticia de la terminación es una responsabilidad que nadie disfruta.

A pesar de la dificultad de separarse de un empleado, los siguientes consejos brindan orientación, asegurando que el proceso se desarrolle sin problemas para todas las partes involucradas. Estos conocimientos ayudan a navegar por las complejidades de la terminación de empleados con respeto y profesionalismo.

Fomentar oportunidades de mejora: fomente el crecimiento del empleado a través de revisiones regulares y revisiones semestrales. Considere un Plan de Mejora del Rendimiento (PIP) antes de la terminación, proporcionando un período de prueba para el logro de objetivos y corrección de comportamiento.

• Presencia segura de RRHH en la terminación: asegure la equidad en las reuniones de terminación al tener un representante de recursos humanos en la sala. Colaborar con RRHH mantiene la imparcialidad, sigue los procedimientos adecuados y previene problemas legales relacionados con la discriminación.
• Conducta de terminación cara a cara: entregue la noticia de la terminación en persona o a través de video. Incluso en situaciones desafiantes, mantenga un toque personal y esté preparado para abordar preguntas posteriores a la terminación.
• Mantener claridad y profesionalismo: mantenga la conversación de terminación clara y concisa, evitando conversaciones triviales. Transmita la finalidad de la decisión con compasión, retroalimentación y respeto.
• Manejar la salida del empleado: asegure el regreso de los bienes de la empresa antes de que el empleado se vaya. Considere medidas de seguridad, desactive el acceso al sistema de manera oportuna y maneje las despedidas de manera profesional.
• Comunicar la terminación al equipo: programe las terminaciones para respetar la privacidad e informe al equipo posteriormente. Proporcione la información necesaria sin divulgar detalles específicos, asegurando una transición fluida para el equipo.
• Estrategia para el futuro: aprenda de las experiencias de terminación y planifique para el futuro. Evalúe las necesidades del puesto vacante o los ajustes dentro del equipo.

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Dónde y cómo usar una carta de terminación

Como hemos mencionado, siempre es mejor emitir un acuerdo de terminación después de una reunión grabada con el empleado a ser terminado para que no reciban simplemente una carta de la nada.

Mantenga una copia de la carta de terminación en archivo como registro tangible de los motivos de la terminación, el aviso proporcionado y el cumplimiento de la empresa con los requisitos legales.

Utilice la plantilla gratuita de acuerdo de terminación de empleado de Contractbook para garantizar que sus cartas incluyan todos los detalles que necesita, sigan una estructura y formato consistentes, y eliminen el error humano de la ecuación para garantizar que hagan lo que necesita.