Lettre de licenciement

Modèle de lettre de résiliation

Se séparer d'un employé est toujours un défi pour tout gestionnaire. Et servir une lettre de résiliation ou un accord de résiliation est sans aucun doute une tâche difficile que personne dans votre organisation ne contestera.

Mais que ce soit en raison de compressions, de performances médiocres ou de fautes, naviguer dans le processus délicat nécessite un équilibre d'honnêteté, de franchise et d'équité.

Une lettre de résiliation bien rédigée est cruciale pour atteindre ces objectifs et protéger votre organisation des conséquences juridiques.

Cela dit, nous devons vous rappeler que servir une communication formelle devrait compléter, et non remplacer, une réunion privée avec la personne en question. Si possible, assurez-vous toujours d'avoir quelqu'un de votre équipe des ressources humaines présent pour garantir une discussion approfondie et respectueuse sur la résiliation.

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Qu'est-ce qu'une lettre de résiliation d'employé ?

Une lettre de résiliation est un avis formel informant un employé que son emploi se termine.

Bien que l'émission d'une lettre de résiliation ne soit peut-être pas obligatoire pour votre entreprise d'un point de vue législatif ou RH, vous assurer d'avoir notifié les employés par écrit garantit que vous avez un enregistrement permanent de la décision et pourquoi.

Le modèle de lettre de résiliation d'employé gratuit ci-dessus peut aider lorsque vous êtes confronté à la difficile tâche de laisser partir quelqu'un. Il suffit de remplir les champs de données ou de l'utiliser comme guide pour structurer votre lettre et éviter les malentendus et les éventuels litiges juridiques.

Au fait, la résiliation et les licenciements ne sont pas la même chose. Les deux signifient la fin de l'emploi, mais la résiliation est liée aux performances d'un employé, tandis qu'un licenciement a plus à voir avec un changement dans la direction de l'entreprise.

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Que faut-il inclure dans une lettre d'accord de résiliation ?

Créer la lettre de résiliation parfaite nécessite un équilibre délicat - être concis et aimable.

Bien que maintenir la communication brève soit essentiel, des éléments cruciaux doivent être inclus.

Cela fournit au salarié partant les détails nécessaires sur sa résiliation et protège votre entreprise en cas d'éventuels appels, en fonction des motifs de résiliation.

Vos lettres d'accord de résiliation doivent toujours inclure les éléments suivants :

• Date de résiliation - Informez l'employé que son emploi a été résilié et la date à laquelle cela prend effet.
• Raisons de la résiliation - Détaillez les raisons pour lesquelles vous avez résilié leur emploi. Si la résiliation a suivi un processus disciplinaire, vous pouvez dire "Faute grave", par exemple, puis inclure toutes les notes ou minutes de réunion pertinentes avec la lettre de résiliation plutôt que de tout détailler dedans. Assurez-vous d'être clair et concis pour que l'employé sache pourquoi son emploi a été résilié.
• Détails des salaires ou avantages dus - Lorsque la résiliation est inattendue, les employés ne recevront généralement pas un salaire d'une semaine ou d'un mois entier, donc vous devez détailler ce qui leur est dû et quand ils le recevront. Pour éviter tout doute, décrivez spécifiquement des choses comme les indemnités de départ, le paiement des congés non utilisés et d'autres salaires dus. Si leur emploi comprenait des avantages tels que des soins de santé et des pensions, informez-les de la date à laquelle leur couverture d'employeur prendra fin et de la manière dont ils peuvent gérer leur retraite à l'avenir.
• Détails des biens de l'entreprise qu'ils doivent restituer - Indiquez quels biens de l'entreprise ils doivent restituer et incluez une date limite. Cela peut inclure n'importe quoi, d'un smartphone et d'un ordinateur portable de l'entreprise à une voiture ou une propriété locative. Détaillez les déductions que vous prendrez de leur salaire dû si les biens de l'entreprise ne sont pas restitués.
• Rappels des accords signés - Faites référence au contrat de l'employé et à tout accord de non-divulgation (NDA) ou autre document qu'ils ont précédemment signé et rappelez-leur leurs obligations envers ceux-ci. Vous pouvez inclure ces documents avec la lettre, mais vous n'avez pas besoin de lister chaque clause dans la lettre de résiliation.
• Coordonnées des RH et processus d'appel - Assurez-vous que l'employé dispose des coordonnées de votre service des ressources humaines s'ils ont des questions sur leur résiliation ou sur ce que vous avez indiqué dans la lettre. Vous devez également détailler le processus d'appel pour les licenciements pour des raisons disciplinaires ou de performance, si l'employé souhaite suivre une telle voie.

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Quand émettez-vous une lettre de résiliation ?

Une entreprise émet généralement une lettre de résiliation à l'employé lorsque l'emploi est terminé.

Ces lettres sont généralement présentées lors de réunions de résiliation en tant que documentation formelle de la séparation de l'employé. Cette documentation décrit la décision et sert de preuve tangible du processus de résiliation, fournissant clarté et transparence aux deux parties impliquées.

Quand devez-vous utiliser une lettre de résiliation :

• Résiliation sans cause est lorsque vous mettez fin à l'emploi de quelqu'un en raison de facteurs non liés à ses performances ou à sa conduite, comme si vous licenciez quelqu'un ou devez licencier en raison de la performance de l'entreprise ou de la restructuration.
• Résiliation avec cause est lorsque vous mettez fin à l'emploi de quelqu'un pour des raisons directement liées à ses performances ou à sa conduite.
• Fin d'un contrat à durée déterminée - C'est lorsque vous avez travaillé avec un entrepreneur indépendant, par exemple, et que vous voulez formaliser la fin de votre relation de travail. Même si la fin du contrat est attendue, il est toujours bon de pratiquer d'émettre une lettre de résiliation pour formaliser des choses comme le retour de toute propriété ou rappeler à un employé ses obligations de NDA.

Si les termes du licenciement sont plus mutuels et amicaux, envisagez d'utiliser un Accord de Séparation à la place.

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Pourquoi rédiger une lettre de résiliation d'employé ?

Ne serait-il pas plus facile de faire savoir à quelqu'un lors de la réunion qu'il a été renvoyé de votre entreprise ? Pourquoi passer par le processus d'écriture d'une lettre d'accord de résiliation ?

Pensez-y de cette façon... rédiger une lettre de résiliation est une approche réfléchie et stratégique, surtout lorsqu'il s'agit d'un employé qui n'a pas répondu aux attentes ou a échoué sur un projet crucial.

Au lieu de recourir à l'impulsion de crier "Vous êtes renvoyé !" dans le feu de la frustration, potentiellement à portée de voix de collègues, prendre une route plus composée et structurée s'avère bénéfique.

Une résiliation verbale immédiate peut vous débarrasser d'un employé problématique mais pourrait conduire à des complications non intentionnelles. Même si la conversation est déplacée dans un cadre privé, mettre fin verbalement peut être une réaction instinctive plutôt qu'une réponse mesurée.

Rédiger une lettre de résiliation vous permet d'organiser vos pensées et d'articuler clairement pourquoi la relation professionnelle n'est plus viable. Ce processus pourrait découvrir des solutions potentielles pour rectifier la situation sans recourir à la résiliation.

Cependant, si la résiliation est inévitable, faire lire la lettre à la personne et lui donner l'occasion de poser des questions peut aider à atténuer la tension et à favoriser une sortie plus respectueuse.

Non seulement c'est l'approche la plus professionnelle, mais rédiger une lettre de résiliation permettra également de :

• Améliorer la réputation de votre entreprise
• Montrer l'engagement envers le processus régulier
• Assurer que vous avez un enregistrement écrit des événements
• Assurer que vous montrez respect et compassion aux employés, même si vous avez dû les licencier pour des raisons désagréables.

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Voici une autre raison d'inclure des modèles de lettre de résiliation dans l'arsenal de votre organisation. Que se passerait-il si la personne soumise à un licenciement verbal tombait sous des catégories protégées telles que l'invalidité, étant au-dessus d'un certain âge, ou appartenant à une minorité ? C'est là qu'un enregistrement écrit est extrêmement important.

Cette documentation, comprenant des évaluations de performances passées et un accord de résiliation d'employé, devient plus cruciale pour défendre le licenciement, même s'il est bien fondé.

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Comment licencier poliment un employé ?

Nommez une tâche plus difficile que de devoir licencier quelqu'un. Même si vous l'appelez 'résiliation' ou 'laisser partir', c'est toujours l'une des parties les plus complexes d'être propriétaire d'entreprise ou gestionnaire.

Que ce soit une question de mauvaise intégration au sein de l'équipe ou de sous-performance constante, annoncer la résiliation est une responsabilité que personne ne souhaite.

Malgré la difficulté à se séparer d'un employé, les conseils suivants fournissent des orientations, garantissant que le processus se déroule en douceur pour toutes les parties impliquées. Ces idées aident à naviguer dans les complexités de la résiliation d'employés avec respect et professionnalisme.

Encourager les opportunités d'amélioration : Favoriser la croissance des employés grâce à des vérifications régulières et des évaluations semestrielles. Envisagez un Plan d'Amélioration des Performances (PIP) avant la résiliation, fournissant une période probatoire pour l'atteinte des objectifs et la correction du comportement.

Assurer la présence des RH lors de la résiliation : Assurer l'équité lors des réunions de résiliation en ayant un représentant des ressources humaines dans la pièce. Collaborer avec les RH maintient l'impartialité, suit les procédures appropriées et évite les problèmes juridiques liés à la discrimination.

Conduire la résiliation en face à face : Annoncez la résiliation en personne ou via vidéo. Même dans des situations difficiles, maintenez un contact personnel et soyez prêt à répondre aux questions après la résiliation.

Maintenir la clarté et le professionnalisme : Gardez la conversation de résiliation claire et concise, en évitant les conversations futiles. Transmettez la finalité de la décision avec compassion, feedback et respect.

Gérer le départ de l'employé : Assurez-vous du retour des biens de l'entreprise avant que l'employé ne parte. Considérez des mesures de sécurité, désactivez rapidement l'accès au système et gérez professionnellement les adieux.

Communiquer la résiliation à l'équipe : Planifiez les résiliations pour respecter la vie privée et informez l'équipe par la suite. Fournissez les informations nécessaires sans divulguer de détails spécifiques, garantissant une transition en douceur pour l'équipe.

Stratégiser pour l'avenir : Apprenez des expériences de résiliation et planifiez pour l'avenir. Évaluez les besoins du poste vacant ou les ajustements au sein de l'équipe.

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Où et comment utiliser une lettre de résiliation

Comme nous l'avons mentionné, il est toujours préférable d'émettre un accord de résiliation suite à une réunion enregistrée avec l'employé à résilier afin qu'il ne reçoive pas simplement une lettre sans préavis.

Gardez une copie de la lettre de résiliation sur fichier en tant qu'enregistrement tangible documentant les raisons de la résiliation, l'avis fourni et l'adhésion de l'entreprise aux exigences légales.

Utilisez le modèle d'accord de résiliation d'employé gratuit de Contractbook pour vous assurer que vos lettres incluent tous les détails dont vous avez besoin, suivent une structure et un format cohérents, et éliminez les erreurs humaines de l'équation pour vous assurer qu'elles font ce que vous avez besoin.